L’Unione Europea, fin dalla sua fondazione, indirizza le politiche comunitarie finanziando direttamente le migliori iniziative della società civile negli stati membri. Creare e proporre all’UE dei progetti da finanziare è abbastanza complesso e il successo non è scontato. Per questo motivo esistono professionisti specializzati proprio nell’europrogettazione, cioè nello scrivere progetti adatti a ricevere finanziamenti europei e, poi, gestirli. Queste persone sono gli europrogettisti.
L’europrogettazione riguarda tutti gli ambiti di interesse della comunità europea, dalle tematiche legali e sociali a quelle più tecniche e scientifiche. Per questo motivo un europrogettista può avere background accademici anche molto diversi. Un’istruzione universitaria nelle Scienze della Vita – Biologia, Biotecnologie e Scienze Naturali- è molto valorizzante per chi si occupa di progetti su tematiche ambientali e biotecnologiche.
Ci raccontano della loro esperienza Lara Albania, che si occupa di europrogettazione e project management in ambito biotech, e Stefano Picchi, specializzato in progetti di conservazione ambientale e docente di europrogettazione per l’Università di Bologna.
In che ambito è inserito l’Europrogettista?
L’Unione Europea è una struttura sovranazionale che si articola in diverse entità, programmi e agenzie, ciascuna con una sua area tematica di competenza. Periodicamente queste entità emanano dei bandi per finanziare progetti di sviluppo in accordo con i valori e gli obiettivi comunitari, indirizzati sulle priorità del momento.
È l’UE a definire il budget disponibile a ciascuna macroarea, nella quale si collocano programmi che affrontano un medesimo obiettivo da ottiche diverse, come i programmi HORIZON e LIFE che si occupano di ricerca e sviluppo ma anche di finanziare attività più applicative e tecnologiche. Per migliorarne l’aderenza agli indirizzi di politica comunitaria, questi programmi di sviluppo hanno un respiro settennale.
Quale che sia il programma cui afferisce un bando europeo, l’approccio e l’intento sono i medesimi: realizzare specifici interventi concordati e ottenere risultati nei tempi previsti. Tutte queste cose saranno da dimostrare a carico di chi ottiene finanziamenti per il proprio progetto.
I proponenti sono i più svariati, tra i quali laboratori di ricerca, aziende, università, comuni, regioni e associazioni ambientaliste. Tutte queste entità hanno già una propria agenda di attività e sperano di realizzarla grazie al finanziamento dell’UE.
Per riuscirci, presentano un progetto sulla base di specifici formulari emanati dalle agenzie europee e partecipano ai bandi periodici. La posta in gioco è il cofinanziamento, cioè la copertura a fondo perduto, della maggior parte dei costi del progetto.
Come approcciarsi ai progetti europei?
I progetti sono solitamente proposti da partenariati. Si tratta di collaborazioni di più soggetti pubblici e privati di cui uno è il capofila, cioè il principale garante e coordinatore del progetto. Grazie a questo tipo di organizzazione i soggetti più piccoli e inesperti, pur non avendo le risorse per gestire il progetto in prima persona, hanno comunque la possibilità di aggregarsi al capofila, che deve avere una maggior solidità patrimoniale e tecnica.
Per proporre un progetto non basta, però, avere i partner giusti, ma occorre fare attenzione ad alcuni elementi chiave:
- avere un’idea chiara da proporre;
- saperla trasformare effettivamente in un progetto che incontri le richieste specifiche del bando per il quale lo si propone;
- saperne gestire le varie tappe una volta vinto il finanziamento.
Da qui la necessità di una figura che aiuti gli attori interessati a ricevere finanziamenti europei, supportandoli in ciascuna delle tappe del progetto:
- sviluppando la loro idea per tradurla in un progetto (nel concreto, comporta la stesura di una gran mole di documenti, anche 150 pagine!)
- coordinando i partecipanti al progetto approvato per poter rendicontare all’ente erogante le risorse spese in relazione agli obiettivi ottenuti.
Questa figura è, appunto, l’europrogettista.
Cosa fa l’Europrogettista?
L’esperto di europrogettazione è una persona che conosce le fonti di finanziamento più adatte per sostenere le idee dei proponenti. Due esempi di possibili idee di progetto che ci vengono fatti da Lara e da Stefano: lo sviluppo di una nuova molecola farmacologicamente attiva e un piano di tutela degli ambienti marini costieri in una certa area geografica.
Un’idea di progetto come queste può non essere immediatamente adatta a essere proposta per uno specifico bando. Un europrogettista, innanzitutto, guida il proponente alla scelta dell’ente e del bando più in linea con le sue attività: bussare alle porte giuste significa avere più chances. Poi si occupa di aiutarlo, nei limiti del possibile, ad aggiustare la sua idea per conformarla alle specifiche del bando prescelto.
Per esempio, nell’ipotetico piano di tutela degli ambienti costieri l’europrogettista si chiederà quale habitat, tra quelli monitorati dall’ente di ricerca proponente, è più importante per l’agenzia UE alla quale si rivolgono. Gli habitat meno prioritari, giocoforza, resteranno esclusi da quel particolare progetto. Nell’esempio dello sviluppo dell’ipotetica molecola farmacologica, invece, all’uscita di un bando specifico per sviluppare principi attivi innovativi e in fase avanzata il progettista cercherà di capire quali delle molecole in sviluppo in un centro di ricerca soddisfino questi requisiti. Le molecole meno innovative o in fasi precoci di sviluppo dovranno attendere altre fonti di finanziamento.
Le risposte dipenderanno dal programma europeo di riferimento, dalle priorità del momento e anche dalle particolari sensibilità dei valutatori dell’ente che emana il bando. Per esempio, alcuni enti danno particolare importanza alla ricerca e alla tecnica, altri alle ricadute sociali, altri a sviluppare maggiori livelli di collaborazione tra paesi europei. Anche lo stile dei documenti richiesti e le modalità di candidatura cambiano da programma a programma. Tutte cose che si traducono in indicazioni esplicite contenute nel bando, che conviene seguire alla lettera per aumentare le chances di venire finanziati.
Impostare un progetto europeo
Una volta individuata l’idea da proporre e l’ente a cui farlo, l’europrogettista struttura il progetto. Consiglia al proponente i soggetti più utili da coinvolgere nel partenariato, lo guida nella stesura del progetto e ne studia fattibilità e probabilità di approvazione.
Gli europrogettisti, in realtà, non sono solamente esecutori esperti nella creazione di un progetto. Possono, anzi, dedicarsi a ciascuna delle tre fasi di un progetto – produrre un’idea, crearci un progetto e gestirlo – allo stesso momento oppure su una sola di esse, soprattutto nei progetti particolarmente corposi. Alcuni di loro sono più esperti nella gestione del progetto, altri nella sua rendicontazione.
Rendicontare accuratamente le spese di progetto è particolarmente importante: se non si dimostra che i finanziamenti vengono spesi per ottenere gli obiettivi promessi, i fondi vengono revocati! Di solito è una mansione del personale amministrativo dei membri del partenariato. Rendicontare un progetto europeo, però, è un’attività molto specialistica e il personale amministrativo deve spesso seguire corsi ad hoc. Non è infrequente che gli europrogettisti approfondiscano la materia allo stesso modo per poter gestire anche questo aspetto.
Come lavora l’europrogettista?
Gli europrogettisti possono sia lavorare in libera professione, come consulenti per i propri clienti, sia essere alle dipendenze di istituzioni pubbliche o, meno frequentemente, di aziende private.
Ciascuno di loro è esperto in un singolo ambito, che siano la tutela ambientale, le biotecnologie o altri, e ha familiarità con i principali programmi di finanziamento di quel settore. Quando è inserito in realtà strutturate, come uffici di europrogettazione delle università o studi polispecialistici, può addirittura essere specializzato in uno specifico programma.
Per l’europrogettista non esiste una giornata tipo, ma a seconda della fase del progetto e del suo ruolo si trova ad affrontare compiti molto diversi. Quando le scadenze si approssimano non è raro lavorare anche fuori orario.
Nelle fasi iniziali si può occupare di trovare nuovi partner di progetto e “creare rete”, assicurandosi che i vari attori vadano d’accordo e non si tirino indietro. Elaborare il progetto, poi, significa idearlo assieme ai partner e delinearne la vision, valutarne la fattibilità e decidere come scriverlo e rendicontarlo tenendo conto della griglia di valutazione data dall’UE che già comunica in base a che criteri lo valuterà.
Lara paragona questa fase alla pianificazione di un lungo viaggio con molte persone: serve scegliere i partner giusti e pianificare per bene ogni tappa, il budget e le spese previste.
In seguito alla stesura, l’europrogettista dovrà accreditare il partenariato al portale UE e inviare in valutazione il progetto.
Quando si occupa anche di project management, il progettista è la figura di raccordo in carico di controllare tutti gli aspetti della soddisfazione del “cliente” e del “datore di lavoro” riguardo al buon esito del progetto. Per farlo, funge da riferimento per i vari attori del progetto e ne tiene le fila per assicurare che le attività e i risultati promessi all’ente finanziatore vengano eseguite e ottenuti nei tempi concordati, a costo di sollecitare chi è in ritardo.
Tutte le attività vanno documentate con report periodici fatti di elaborati, dati e documenti. L’europrogettista li dovrà stilare, revisionando i documenti fornitigli dai partner di progetto, e questo rende l’approssimarsi delle scadenze affollato di riunioni, spesso online, per discutere dello stato delle azioni previste dal progetto – talvolta partecipa a veri e propri sopralluoghi – o per decidere un approccio da tenere in occasione delle azioni di monitoraggio da parte dell’ente europeo.
Chi lo può fare?
Gli europrogettisti provengono dai settori più diversi. Quelli con background in Biologia, Biotecnologie e Scienze Naturali sono più degli altri capaci di capire scopi, limiti e possibilità dei progetti in ambito biotech e ambientale, nonché di comprendere gli obiettivi delle istituzioni UE di settore.
Oltre ai percorsi professionalizzanti nelle scienze della vita, però, è utile un approfondimento specifico della progettazione europea. Queste conoscenze possono essere fornite da vari master e corsi di Europrogettazione, i migliori dei quali prevedono lo svolgimento di un tirocinio. Alcune università particolarmente lungimiranti, come l’Università di Bologna dove Stefano insegna proprio Europrogettazione per la tutela ambientale, offrono anche singoli corsi integrati nelle lauree scientifiche.
Per avviarsi alla professione, inoltre, esistono corsi di aggiornamento e seminari proposti proprio dalla UE a chi di fatto ha già cominciato a occuparsi di europrogettazione.
Chi proviene dal mondo della ricerca di solito ha già dimestichezza con alcune delle attività e delle capacità necessarie per l’europrogettazione, magari senza saperlo. Per esempio, sa analizzare e produrre documenti tecnici, conosce l’inglese e possiede le abilità gestionali necessarie a far funzionare i partenariati a progetto approvato.
Completano questo quadro alcune soft skill molto importanti. La creatività, la capacità di negoziazione e l’intelligenza sociale utile per valutare i partner e intrattenerci proficue relazioni lavorative.
Cosa aspettarsi
Il settore dell’europrogettazione, soprattutto in Italia e soprattutto durante questa congiuntura dovuta alla risposta europea alla crisi pandemica, ha fame di nuovi professionisti. L’UE, infatti, mette spesso a disposizione più fondi di quelli che vengono poi effettivamente assegnati.
A volte capita che manchino progetti da finanziare. L’europrogettazione è uno strumento molto utilizzato in ambito accademico mentre altri settori, come le aziende private, hanno poca cultura dell’europrogettazione o, addirittura, non sanno di potersi candidare a ricevere fondi europei.
In altri casi i progetti ci sono, ma sono di scarsa qualità e non riescono a soddisfare i criteri stabiliti dai bandi.
La figura dell’europrogettista è la risposta a queste situazioni. Un professionista esperto e aggiornato sulle priorità europee del momento può fare la differenza nella competizione tra progetti diversi che si contendono gli stessi fondi.
L’europrogettista e il committente
Chi vorrebbe entrare nel mondo dell’europrogettazione, soprattutto se come consulente esterno, deve fare particolare attenzione al rapporto con i proponenti del progetto. Talvolta pensano soprattutto a farsi finanziare le proprie attività – vedendo l’europrogettista come chi, trovando una magica quadra, lo farà capitare – e danno meno importanza agli impegni che la cordata si assume verso la collettività europea.
In quel caso spetta al professionista “annusare” situazioni dalle quali stare alla larga e capire se i partner di progetto sono affidabili. Seguiranno le linee guida europee? Funzioneranno bene tra loro come una squadra e reggeranno scadenze e carichi di lavoro? Oppure c’è il rischio che faranno eccessivo affidamento su di lui “scaricandogli” parte delle loro responsabilità sul progetto?
Un suggerimento che proviene sia da Lara, sia da Stefano è di rifiutare ogni proposta di pagamento a buon fine della candidatura del progetto. Preparare un progetto europeo è un lavoro impegnativo e di alta qualificazione: i proponenti devono trovare il modo di valorizzarlo a prescindere dal risultato.
In ogni caso, una bocciatura non decreta la morte di un progetto. Capita spesso, anzi, che un progetto scartato venga modificato e riproposto più volte a successivi bandi, fino alla sua approvazione.
